Der Zugriff auf dienstliche E-Mails des Mitarbeiters durch den Vorgesetzten ist nur unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt. Der Zugriff ist regelmäßig nur dann erlaubt, wenn es zum einen erforderlich ist und zudem auch verhältnismäßig ist.
Hintergrund dessen ist, dass hier zwingend die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes zu beachten sind. Ein Zugriff ist immer nur in einem begründeten Einzelfall erlaubt. Die bloße Abwesenheit des Mitarbeiters reicht regelmäßig nicht aus, um einen Zugriff auf sein E-Mail Postfach zu begründen.
Private Nutzung erlaubt
Ist die private Nutzung des E-Mail Postfach erlaubt, dann muss der Vorgesetzte auch damit rechnen, im dienstlichen Postfach private E-Mails zu finden. Diese dienstlichen E-Mails sind datenschutzrechtlich geschützt. Daher stellt der Zugriff regelmäßig eine Verletzung der Privatsphäre des Mitarbeiters dar, wenn der Vorgesetzte auf dienstliche E-Mails des Mitarbeiters zugreift.
Jedoch geht der Schutz nicht so weit, dass der Mitarbeiter seinem Arbeitgeber generell verbieten kann, auf das E-Mail Postfach zuzugreifen. Vielmehr kann auch hier eine Notwendigkeit bestehen, geschäftliche E-Mails im Postfach des Mitarbeiters einzusehen. Wichtig ist aber, dass eine E-Mail, sobald sie als privat erkannt wird, nicht weiter gelesen werden darf.
In der Praxis wirft die private Nutzung des dienstlichen E-Mail Postfachs häufig Probleme auf, daher empfehle ich als Rechtsanwalt immer, dass eine private Nutzung des dienstlichen E-Mail Account nicht erlaubt ist.
E-Mail Postfach nur geschäftlich
Wenn das Postfach nur dienstlich genutzt werden darf und eine private Nutzung durch den Mitarbeiter verboten ist, dann ist der gesamte E-Mail Verkehr automatisch als geschäftliche Korrespondenz einzustufen.
Der Zugriff des Vorgesetzten auf die dienstlichen E-Mails ist dadurch einfacher, da nicht mit privaten Nachrichten zu rechnen ist. Gleichwohl muss auch hier vor einem Zugriff geprüft werden, ob dieser Zugriff auf die E-Mails des Mitarbeiters erforderlich und verhältnismäßig ist.
Erforderlichkeit Zugriff E-Mail Postfach
Zunächst muss ein Grund bestehen, der die Annahme rechtfertigt, dass auf dem dienstlichen Postfach des Mitarbeiters für das Unternehmen relevante Nachrichten eingegangen sind. Sprich bevor hier auf das E-Mail Postfach zugegriffen wird, ist unbedingt zu prüfen, ob nicht auf anderem Wege die Information beschafft werden könnte.
Verhältnismäßigkeit des Zugriff E-Mail Postfach
Wenn die Prüfung zu dem Ergebnis kommt, dass ein Eingriff erforderlich ist, dann muss dieser auch verhältnismäßig sein. Dies bedeutet, dass ein Zugriff immer nur auf den Einzelfall bezogen sein darf, zeitlich beschränkt ist und protokolliert und kontrolliert wird. Keinesfalls darf ein Zugriff des Vorgesetzten auf das E-Mail Postfach des Mitarbeiters dazu genutzt werden, um zum Beispiel eine Leistungskontrolle durchzuführen.
Empfehlung Rechtsanwalt Hoesmann
Der Zugriff auf das E-Mail Postfach des Mitarbeiters sollte sehr restriktiv gehandhabt werden. Im Grunde sollte ein Zugriff nur dann erfolgen, wenn dieser unvermeidbar ist. Vor dem Zugriff sollte unbedingt der Datenschutzbeauftragte über den geplanten Zugriff informiert werden. Auch sollte der Zugriff niemals alleine erfolgen, sondern nach dem Vieraugenprinzip. Ebenso sollte schriftlich protokolliert werden, dass der Eingriff aus Sicht des Vorgesetzten erforderlich und auch verhältnismäßig gewesen ist. Im Rahmen des Protokolls sollte auch aufgenommen werden, welche E-Mails eingesehen worden sind.
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